Eισαγωγή στο Microsoft Excel ( Office 365 ) – Eξοικείωση με τα μέρη του παραθύρου

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail

Η ΠΡΩΤΗ ΟΘΟΝΗ ΜΟΛΙΣ ΑΝΟΙΓΟΥΜΕ ΤΟ EXCEL 365

H πρώτη οθόνη μόλις ανοίγουμε το Excel 365:

Όταν ανοίγετε το Excel 365 για πρώτη φορά, η παρακάτω οθόνη θα εμφανιστεί. Από εδώ, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα ” Κενό βιβλίο εργασίας”, να διαλέξουμε ένα ” Πρότυπο” και έχουμε πρόσβαση στα ” Πρόσφατα” αρχεία μας.

Από την οθόνη έναρξης, κλικάρουμε το ” Κενό βιβλίο εργασίας”.

ΜΑΘΑΙΝΟΥΜΕ ΤΑ ΔΙΑΦΟΡΑ ΜΕΡΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΘΥΡΟΥ ΤΟΥ EXCEL

Κάποια μέρη του παραθύρου του Excel ( όπως η Κορδέλα και οι Μπάρες πλοήγησης ) είναι κοινά χαρακτηριστικά των περισσότερων εφαρμογών της Microsoft . Υπάρχουν όμως και συγκεκριμένα χαρακτηριστικά της εφαρμογής Excel όπως η Μπάρα συναρτήσεων , το Πλαίσιο ονόματος και τα Φύλλα.

Παραθέτουμε μία λίστα με τα χαρακτηριστικά:

  • Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης: Η γραμμή αυτή μας παρέχει γρήγορη πρόσβαση σε εντολές που συχνά χρησιμοποιούμε ανεξάρτητα σε ποια καρτέλα βρισκόμαστε. Μπορούμε να τη διαμορφώσουμε ανάλογα με τις προτιμήσεις μας.
  • Κορδέλα: Η κορδέλα περιέχει όλες τις εντολές που χρειαζόμαστε για να πραγματοποιήσουμε συνηθισμένες εργασίες. Αποτελείται από διάφορες καρτέλες με τη καθεμία να περιέχει διάφορες ομάδες εντολών.
  • Πλαίσιο “αναζήτηση”: Λειτουργεί ως μπάρα αναζήτησης για να μας βοηθήσει να βρούμε εύκολα εντολές που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Π.χ. πληκτρολογώντας μέσα σε αυτήν ” καταργηση διπ ” μας εμφανίζει την εντολή ” Κατάργηση διπλότυπων ” την οποία κλικάρουμε για να την εκτελέσουμε άμεσα.
  • Πλαίσιο ονόματος: Το πλαίσιο ονόματος εμφανίζει την τοποθεσία ή το όνομα του επιλεγμένου κελιού.
  • Μπάρα συναρτήσεων: Στη μπάρα συναρτήσεων μπορούμε να εισάγουμε ή να επεξεργαστούμε δεδομένα ή μία συνάρτηση που εμφανίζεται σε ένα συγκεκριμένο κελί.
  • Κελί: Κάθε ορθογώνιο κουτάκι ονομάζεται κελί. Το κελί είναι η τομή μίας γραμμής και μίας στήλης π.χ. Α1. Κλικάρουμε σε αυτό για να το επιλέξουμε.
  • Στήλη: Η στήλη είναι μία ομάδα κελιών που ξεκινάει από πάνω προς τα κάτω και ονομάζεται με γράμματα π.χ. “A”, “B”, “C” κ.ο.κ. 
  • Σειρά: Η σειρά είναι μία ομάδα κελιών που ξεκινάει από αριστερά προς τα δεξιά και ονομάζεται με αριθμούς π.χ. “1”, “2 “, “3” κ.ο.κ.
  • Φύλλο: Το αρχεία Excel το ονομάζουμε ” Βιβλίο”. Μέσα σε αυτό το ” βιβλίο ” υπάρχουν ένα ή περισσότερα “φύλλα”

ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ ΓΙΑ ΤΑ ΔΙΑΦΟΡΑ ΜΕΡΗ ΤΟΥ ΠΑΡΑΘΥΡΟΥ ΤΟΥ EXCEL

1 ) Η ΚΟΡΔΕΛΑ

Σε πολύ παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Excel οι εντολές εμφανίζονταν με τη μορφή μενού. Από την έκδοση 2007 και μεταγενέστερα έχουμε μεταβεί στη μορφή κορδέλας . Η κορδέλα περιέχει διάφορες καρτέλες με τη καθεμία να έχει πολλές ομάδες εντολών. Π.χ. οι καρτέλες μας είναι οι “Αρχείο”, “Κεντρική”, “Εισαγωγή”, “Διάταξη σελίδας”, “Τύποι”, ” Δεδομένα”, “Αναθεώρηση”, ” Προβολή”, “Βοήθεια”.

Κάθε καρτέλα έχει μία ή περισσότερες ομάδες εντολών.

Σε κάποιες ομάδες παρατηρούμε ένα βέλος το οποίο κλικάρουμε για την εμφάνιση περισσότερων εντολών.

Κλικάρουμε μία καρτέλα π.χ. “Δεδομένα” για να δούμε περισσότερες εντολές.

Μπορούμε να προσαρμόσουμε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται η κορδέλα με το κουμπί ” Επιλογές εμφάνισης Κορδέλας”.

Αυτόματη απόκρυψη Κορδέλας: Το βιβλίο εργασίας εμφανίζεται σε μορφή πλήρους οθόνης και η Κορδέλα δεν εμφανίζεται πλέον. Για να επανεμφανίσουμε την κορδέλα , κλικάρουμε τις “τρεις τελείες” στο επάνω μέρος της οθόνης.

Εμφάνιση καρτελών: Αυτή η επιλογή κρύβει τις ομάδες εντολών αλλά όχι τις καρτέλες. Για να δούμε πάλι την κορδέλα με τις εντολές απλά κλικάρουμε σε μία καρτέλα.

Εμφάνιση καρτελών και εντολών: Αυτή η επιλογή επαναφέρει την εμφάνιση της κορδέλας στην αρχική της μορφή. Αυτή η εμφάνιση είναι αυτή που βλέπουμε όταν ανοίγουμε το Excel για πρώτη φορά.

2) Η ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ ΓΡΗΓΟΡΗΣ ΠΡΟΣΒΑΣΗΣ

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, η οποία βρίσκεται πάνω ακριβώς από την κορδέλα, μας επιτρέπει να έχουμε γρήγορη πρόσβαση σε εντολές που συχνά χρησιμοποιούμε ανεξάρτητα από την καρτέλα στην οποία βρισκόμαστε.

Περιέχει τις εντολές ” Αποθήκευση“, “Αδυναμία αναίρεσης“, “Αδυναμία ακύρωσης αναίρεσης“. Μπορούμε να προσθέσουμε εντολές σε αυτήν ανάλογα με τις προτιμήσεις μας.

1ος τρόπος: Κάνουμε δεξί κλικ πάνω στην εντολή που θέλουμε να προσθέσουμε και στη συνέχεια κλικάρουμε το ” Προσθήκη στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης”.

2ος τρόπος: Κλικάρουμε το drop-down βέλος στο δεξί μέρος της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Από το μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή που θέλουμε να προσθέσουμε. Για επιλογή επιπρόσθετων εντολών, επιλέγουμε το ” Περισσότερες εντολές”. Π.χ. επιλέγουμε να προσθέσουμε την εντολή ” Προεπισκόπηση και εκτύπωση”.

Η εντολή θα προστεθεί στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

3) Η ΜΠΑΡΑ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ

Η μπάρα αναζήτησης μας βοηθά να βρίσκουμε εύκολα εντολές που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε.

Αρχίζουμε να πληκτρολογούμε π.χ. “προεπ” και κλικάρουμε την εντολή ” Προεπισκόπηση και εκτύπωση” ( εάν είναι αυτή που ψάχνουμε ). Η εντολή εκτελείται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως αν την επιλέγαμε από την κορδέλα.

4) ΤΡΟΠΟΙ ΕΜΦΑΝΙΣΗΣ ΤΩΝ ΦΥΛΛΩΝ

Για να αλλάξουμε τον τρόπο εμφάνισης ενός φύλλου πάμε στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου του Excel και επιλέγουμε “Κανονική”” Διάταξη σελίδας” ή ” Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας”. Θα τις εξετάσουμε στη συνέχεια ανοίγοντας ένα Excel από τα πρότυπα.

” κανονική” είναι ο προεπιλεγμένος τρόπος εμφάνισης για όλα τα φύλλα στο Excel.

Η “Διάταξη σελίδας” εμφανίζει τον τρόπο με τον οποίο τα φύλλα θα φαίνονται όταν τυπωθούν. Μπορούμε επίσης να προσθέσουμε κεφαλίδες και υποσέλιδα.

Η ” προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας “ μας επιτρέπει να αλλάξουμε την τοποθεσία των αλλαγών σελίδας , κάτι το οποίο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν το αρχείο μας περιέχει πολλά δεδομένα.

5) ΟΘΟΝΗ ΠΑΡΑΣΚΗΝΙΟΥ ( BACKSTAGE VIEW )

Οθόνη παρασκηνίου μας δίνει πολλές επιλογές όπως ” Νέο”, ” Άνοιγμα “, ” Αποθήκευση” κ.λ.π. Για να μεταβούμε σε αυτήν κλικάρουμε την καρτέλα ” Αρχείο”.

Εντολές:

  • Βέλος: Κλικάρουμε το Βέλος για να κλείσουμε την οθόνη παρασκηνίου και να επιστρέψουμε στο Excel.
  • “Πληροφορίες”: Η επιλογή ” Πληροφορίες ” εμφανίζεται όταν βρισκόμαστε στην οθόνη παρασκηνίου. Περιέχει πληροφορίες για το τρέχον βιβλίο εργασίας του Excel.
  • “Νέο”: Από εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα ” Κενό βιβλίο εργασίας “ ή να επιλέξουμε κάποιο πρότυπο.
  • ” Άνοιγμα”: Από εδώ μπορούμε να επιλέξουμε και να ανοίξουμε πρόσφατα αρχεία Excel ή αρχεία αποθηκευμένα στο OneDrive ή στον υπολογιστή μας ή σε εξωτερικές μονάδες αποθήκευσης.
  • ” Αποθήκευση “ και ” Αποθήκευση ως”: Χρησιμοποιούμε τις εντολές ” Αποθήκευση” και ” Αποθήκευση ως” για να αποθηκεύσουμε τα αρχεία μας στον υπολογιστή ή στο OneDrive ή σε εξωτερικές μονάδες αποθήκευσης ( ή σε άλλα προγράμματα τύπου Dropbox αν τα χρησιμοποιούμε ).
  • ” Εκτύπωση”: Κλικάροντας αυτήν την εντολή μας δίνονται οι επιλογές να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης ( π.χ. αλλαγή προσανατολισμού ) και να τυπώσουμε το αρχείο μας ή ακόμα και να δούμε μία προεπισκόπηση του αρχείου πριν το τυπώσουμε.
  • “Κοινή χρήση”: Μπορούμε να προσκαλέσουμε άλλους χρήστες να δουν και να επεξεργαστούν το αρχείο. Μπορούμε επίσης να μοιραστούμε το αρχείο αποστέλλοντας το μέσω e-mail ως επισυναπτόμενο αρχείο.
  • “Εξαγωγή”: Μπορούμε να εξάγουμε το αρχείο σε άλλη μορφή όπως ” PDF/XPS” ή να αλλάξουμε τον τύπο του π.χ. ” Υπολογιστικό φύλλο OpenDocument”.
  • “Δημοσίευση”: Δημοσίευση στο Power BI.
  • “Κλείσιμο”: Το κλικάρουμε για να κλείσουμε το τρέχον βιβλίο εργασίας.
  • “Λογαριασμός”: Μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε πληροφορίες για τον λογαριασμό μας, να αλλάξουμε το φόντο ή να “βγούμε” ( ” έξοδος”) από το λογαριασμό μας.
  • “Επιλογές”: Μπορούμε να αλλάξουμε διάφορες ρυθμίσεις όπως τη γλώσσα κ.λ.π.
Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *